Încă din copilărie maturii ne speriau cu povești despre Baba Cloanța, lupul, care vine și ne papă. Acum ne speriem când vedem sumele din facturile lunare, noutățile despre pandemie și fraza „Deadline-ul e mâine!”
Ai avut și tu astfel de situație?
Ce este deadline-ul?
Cine este acest „monstruleț?” Cuvântul „deadline” vine din engleza americană. În traducerea – „linie moartă”. Etimologia ne conduce către lagărele penitenciarelor americane (prizonierii lagărelor de război). De-a lungul gardului, paznicii trăgeau o linie, dincolo de care prizonierul nu avea dreptul să treacă. Trecea linia și era împușcat la fața locului.
Acum, acest cuvânt, s-a răspândit în întreaga lume, dar cu altă semnificație. Nu este amenințarea cu moartea, ci este asociat cu munca liniștită și pașnică – munca de birou.
Deadline-ul sau este perioada când angajatul/freelancerul trebuie să finalizeze un anumit proiect.
Deși, într-un moment în care deadline-ul este depășit, cine îndrăznește să-l numească liniștit, nemaivorbind de pașnic?
De ce este necesară respectarea deadline-ului?
Aceste termene-limită nu sunt dorința angajatorului: „Eu așa vreau!”, dar este dictat de nevoia de planificare. În plus, orice sarcină trebuie să aibă un termen. În caz contrar, cum va înțelege angajatul cât timp are de îndeplinit sarcina? Și cum poate un lider să evalueze dacă o persoană își gestionează sau nu sarcinile?
Motivele sunt mai multe:
– Loialitatea clienților
Livrarea activității după deadline va avea un impact negativ asupra ta ca profesionist. Dacă clientul este mulțumit, va recomanda serviciul tău sau compania în care activezi potențialilor clienți.
– Demonstrarea abilităților organizaționale
Dacă ai reușit să finalizezi un proiect în termenul stabilit, se datorează faptului că ai reușit să-ți organizezi timpul și prioritățile. Ce angajat sau client nu și-ar dori să aibă o persoană organizată și responsabilă în echipa lor?
– Este esențială pentru buna funcționare a echipei
Întârzierea unei proiect ar putea dăuna grav activității celorlalți membri ai echipei. Astfel, lași clientul într-o poziție proastă și o reputație negativă despre echipă. Respectând deadline-ul, te asiguri că partea ta a fost finalizată.
– Demonstrezi proactivitate și angajament
Dacă poți gestiona sarcinile și termenele într-un mod organizat, acest lucru reflectă proactivitatea și angajamentul tău față de proiect.
De asemenea, pot exista consecințe grave pentru neîndeplinirea unui termen.
- La nivel personal, îți poate dăuna reputației și perspectivelor tale de carieră – mai ales dacă se întâmplă de mai multe ori.
- De asemenea, poate fi extrem de dăunător la nivel organizațional. Nerespectarea deadline-ului poate afecta reputația companiei unde activezi. Mai rău, poate avea implicații financiare grave dacă întârzierea ta declanșează o clauză de penalizare într-un contract.
Ce trebuie să faci pentru a reuși cu respectarea deadline-urilor?
Îndeplinirea la timp a taskurilor îți crește reputația bună, te ajută să menții un ritm bun de lucru. Iată câteva sfaturi:
- Setează-ți deadline „cu rezervă”
În primul rând, este necesar să ne gândim la o perioadă rezonabilă pentru finalizarea sarcinii. Dacă termenele sunt prea scurte, atunci aceasta va afecta negativ calitatea muncii. În schimb, dacă timpul este prea lung, s-ar putea să te simți relaxat.
- Împarte proiectul în bucăți
Împărțirea unui proiect într-un număr de sarcini este utilă din mai multe motive. În primul rând, nu va părea atât de mare și nu te va stresa. În al doilea rând – te va ajuta să împarți prioritățile, ce mai faci mai întâi și ce lași pentru „desert”.
- Ia în considerare toți factorii externi și interni
Lucrurile nu merg întotdeauna așa cum planifici. E necesar să te gândești la potențialele probleme din timp. De exemplu: starea de sănătate, lipsa informației, un task urgent etc.
Treci la Planul B: informarea superiorului, solicitarea de informație etc.
- Planifică fiecare detaliu și setează în calendar
Următorul pas este crearea unui program detaliat. O abordare bună este de a descompune sarcinile în componente mici și de a crea termene pentru fiecare. Notează în planner!
- Nu-ți fie teamă să ceri ajutor
Nu ezita să apelezi la ajutorul colegilor. Unele persoane se tem că acest lucru va da impresia că nu pot gestiona proiectul. Cu toate acestea, sentimentul când nu vei prezenta proiectul la timp va fi și mai prost.
Sper că ești suficient de norocos și înconjurat de oameni prietenoși care vor sări la nevoie.
- Exclude elementele care te distrag
Să începem cu partea cea mai „controversată”: Social Media. Stabilește un obiectiv pentru a te folosi rețelele de socializare. O jumătate de oră este recomandat să accesezi Instagram, Twitter și LinkedIn, de exemplu.
Închide ușa, oprește și lasă telefonul mobil în timp ce lucrezi. Factorii externi sunt capabili să reducă productivitatea și să fie destul de deranjante. Dacă lucrezi într-o anumită cameră din casa ta, anunță toată lumea că, în anumite momente, nu trebuie să fii deranjat.
Ah! Dacă există posibilitatea, lasă și e-mail-ul offline.
- Fă pauze strategice
Ridică-te, plimbă-te puțin, fă-ți o gustare, fă ceva complet diferit pentru a te reîncărca. Și da, asta înseamnă că ai nevoie de o oră suplimentară pentru intervale, fără a include prânzul. Aceste momente te ajută să te încarci cu energia și să-ți crești în mod semnificativ productivitatea.
Astfel, te menții organizat și reușești să respecți deadline-urile.
Instrumente care te vor ajuta în organizarea timpului și respectarea deadline-urilor
Există instrumente care te vor ajuta să-ți organizezi timpul, prioritățile și acțiunile.
- Google Calendar
E un instrument minune! Am început să mă obișnuiesc cu el, când am uitat odată să hrănesc pisica și am fost surprins: „De ce oare miaună neîncetat?” E nostim, dar a ajutat. Dacă nu ai utilizat încă Google Calendar, este timpul să te răzgândești. Poți seta mementouri în mod sincron (de exemplu, pe telefon și pe computer). Poți organiza evenimente și sarcini, date și chiar să adaugi invitați prin e-mail. Poți diferenția sarcinile în funcție de culori și de a activa alarme.
Asana este o aplicație utilizată de companii din întreaga lume, inclusiv de echipa noastră. Scopul său principal este de a crește productivitatea echipelor de lucru. Ajută la organizarea sarcinilor. Poți trimite mementouri la adresa de e-mail despre taskurile care trebuie îndeplinite.
Cu Trello poți activa un panou cu diferite tipuri de foldere care te vor ajuta să urmărești proiectele tale, cu posibilitatea de a le împărți în etape. De asemenea, îți oferă opțiunea de a crea o listă de verificare, de a clasifica sarcinile și de a partaja documente.
Aceasta este o aplicație ideală pentru a-ți optimiza timpul. Te va ajuta să știi dacă reușești sau nu să eviți elemente de distragere. La sfârșitul zilei, RescueTime îți oferă un raport: cât timp ai petrecut în telefonul mobil, pe rețelele de socializare, pe site-uri web etc.
Un instrument disponibil atât pe desktop, cât și ca aplicație. Îți permite să-ți programezi toate activitățile și să marchezi prioritățile și termenele-limită, dar și să adaugi notițe.
Ce faci dacă nu reușești să respecți deadline-ul?
Acest lucru se întâmplă chiar și cu cei mai buni profesioniști. Poate că un anumit departament nu a furnizat date importante la timp. Poate te-ai gândit că munca la proiect va dura doar 2 ore, în timp ce a durat 10. Din motive de sănătate nu poți veni la birou pentru a termina raportul pentru client etc.
În orice caz, atunci când încalci termenul-limită, nici clienții, nici șeful nu vor fi încântați.
Deci, ce faci pentru a evita aceste momente neplăcute?
În primul rând: Nu panica!
– Anunță din timp superiorii că nu reușești
– Fii sincer și explică clar și succint situația
– Pentru a diminua nemulțumirea clientului oferă un bonus
– „Nu lăsa pe mâine ceea ce poți face azi”
În loc de concluzie:
Deadline-ul este un instrument util de planificare. El aduce autodisciplină și responsabilitate. Uneori este greu de respecat, dar aceștia sunt pașii spre succesul tău.
Dar tu, de obicei, îndeplinești acești termeni-limită?
